Onze top 5 apps om de papierwinkel van de dansstudio te automatiseren
Photo by PeopleImages/iStock / Getty Images
ONDERNEMERSCHAP & MARKETING | Inschrijfformulieren verwerken, betalingen innen en registreren, presentielijsten van dansdocenten verwerken, excelsheets, app-groepen bijhouden, mailinglijsten, nieuwsbrieven, automatische incasso’s klaarzetten en ga zo maar door. Dit is niet waarom je de dansschool startte, toch?! Besteed jij ook meer tijd aan het papierwerk dan je zou willen? Lees snel verder om te ontdekken met welke apps je veel tijd en energie kunt besparen. Sluit 2019 op papier af en start 2020 met champagne en een geautomatiseerde ledenadministratie. Het is tijd voor digitalisering!
Digitaliseer je ledenadministratie
In de drukbezochte Danspiratie Facebookgroep, zie ik regelmatig updates langskomen met ergernissen over de administratie.
Het kost zoveel tijd!
Ik werk nog met papieren inschrijfformulieren, hoe kan ik dit digitaliseren?
Hoe kan ik mijn website aanpassen zodat leerlingen zich online in kunnen schrijven?
Gaan leerlingen bij inschrijving automatisch akkoord met de algemene voorwaarden?
Ik verkoop lessen per seizoen en korte projecten, welk systeem kan deze verschillende boekingen aan?
Hoe kan ik de kaartverkoop voor de eindvoorstelling handiger regelen?
Samen met de redactie besloten we om een artikel te schrijven over de vraag: Hoe zou de ledenadministratie van een dansschool handiger opgezet kunnen worden? In dit digitale tijdperk is er zoveel te vereenvoudigen en te optimaliseren, maar waar moet een systeem voor een dansstudio aan voldoen?
Zelf ben ik dit jaar met een nieuwe website en een webshop gestart. Onder leiding van mijn webdeveloper stapte ik in de digitale wereld waar hij de weg wist en mijn wensen kon omzetten in een goed werkend systeem. Het Wordpress systeem heeft het mijn klanten makkelijker gemaakt om bestellingen te plaatsen, af te rekenen en contact met kantoor op te nemen. Het scheelt mij ook werk, doordat alle functionaliteiten vanuit inhoud, marketing, sales, aftersales, administratie, planning en boekhouding geïntegreerd zijn in de website. Het bevalt ons als team prima om alles online te hebben. Ook de teamleden die de administratie, planning en boekhouding doen kunnen met mij meekijken en hun werk doen. Voorheen leverde ik deze mensen hun werk aan, maar nu kunnen ze er zelf bij. Ik heb dus tijd over om aan andere dingen te besteden!
Met het oog op het runnen van een dansstudio, hebben we gekeken naar bestaande systemen die jullie dagelijkse werk makkelijker kunnen maken en waardoor je tijd kan besparen. Hiervoor bekeken we meer dan tien systemen. Lees verder voor een uitgebreide beschrijving van onze top 5 apps voor ledenadministratie! Welk systeem goed bij jou en jouw studio past beslis je uiteindelijk zelf.
Top 5 handige apps
Uit de poll die ik in Danspiratie plaatste, blijkt dat Studio Cloud veel gebruikt wordt. Dansschoolhouders en dansdocenten vinden het handig in gebruik en ze waarderen de goede, persoonlijke service die het bedrijf biedt. Daarnaast wordt veel gewerkt met Ledenbeheer en met ControlPlus. Verder hebben wij MindBodyOnline en Fitmanager erbij gepakt om eens te kijken hoe de yoga en fitnesswereld hiermee werkt. Deze apps zijn ook prima te gebruiken voor dansstudio’s!
Om je overzicht te geven in alle functionaliteiten, heeft hoofdredacteur Jacqueline een mooi overzicht voor je toegevoegd met de handigste tools erin verwerkt. Ze ondersteunen allemaal SEPA betalingen, automatische facturatie, online inschrijven, presentielijsten, en klanten mailen. De onderlinge verschillen zijn subtiel.
Dit schema is gemaakt op basis van de beschrijvingen op de websites. Klopt er iets niet en is een functie wel/niet aanwezig? Laat het ons alsjeblieft weten!
1 | StudioCloud
Het Nederlandse bedrijf BitNation heeft als missie om IT begrijpelijk te maken. Eén van hun producten is StudioCloud, speciaal ontwikkeld voor en door sport- en beweegstudio’s en verenigingen. Het programma biedt mogelijkheden voor ledenadministratie en -registratie, facturatie, SEPA incasso, activiteitenbeheer, management en klantcontact. Door de touchscreen interface kun je het gebruiken op computers, tablets en smartphones. De software is ontworpen om in zo min mogelijk tijd het contact met je klanten te onderhouden en het beheer van je activiteiten te verbeteren.
Het bijzondere aan Studio Cloud, en de reden voor de hoge klanttevredenheid onder dansdocenten, is de persoonlijke dienstverlening. De software wordt voor jou ingericht en aangepast aan de wensen van jouw studio. Reken hiervoor wel op eenmalige installatiekosten. Verder kun je kiezen uit drie verschillende pakketten zodat je geen overbodige functionaliteiten erin hebt.
2 | Ledenbeheer
Dit Vlaamse bedrijf is opgericht door dansdocent en dansschoolhouder Kevin Gunst. Dat is duidelijk te zien aan de foto’s op de website en aan de functionaliteiten die zijn ingebouwd. Van proefles tot project of wachtlijst, een wekelijkse les of strippenkaarten: dit programma is erop ingesteld. De software is ontwikkeld voor en door dansprofessionals, om dansstudiohouders, dansdocenten en vrijwilligers te helpen met de organisatie van de dansstudio. Ledenadministratie, aanwezigheden opnemen, indeling van danslessen, docenten, danskampen. Het kan allemaal! Vanaf maart 2020 kun je zelfs de kaartverkoop voor de dansvoorstelling hiermee regelen.
Met het basispakket en de gratis training kan elke dansschool volgens hen goed van start. Daarnaast kun je voor kleine bedragen steeds extra functionaliteiten erbij kopen, bijvoorbeeld de sms service of een webshop.
3 | ControlPlus
De uitstraling van deze website is veel zakelijker, het bedrijf zit in Scherpenzeel en is internationaal actief. Dat kun je ook aan de prijzen van de pakketten zien. De ledenadministratie module is aanwezig, Je kunt er diverse abonnementen mee inregelen en SEPA incasso’s afhandelen. Leden kunnen zelf online lessen reserveren in de agenda.
Het bedrijf ControlPlus doet ook aan webdesign, boekhouding en salarisadministratie. Dus je kunt er werkelijk waar voor alles terecht!
4 | MindBodyOnline
Als ik de site open sta ik meteen aan de balie bij een yogaschool; het doel van dit Amerikaanse bedrijf is om de wereld aan welzijn te verbinden. Ze vinden het belangrijk dat mensen meer tijd aan elkaar kunnen besteden dan aan de administratie.
Als ik me verdiep in de functionaliteiten, lijkt er voor alles en iedereen die met de studio te maken heeft, gebruiksvriendelijke online toepassingen te zijn. Overal waar jij bent kun je meekijken met de balie en met de administratie. Je kunt gezinsleden aan elkaar koppelen zodat de gezinskorting in werking gaat. De opties zijn eindeloos. De beste? Je eigen app maken, helemaal in de huisstijl van jouw studio!
Zowel voor klanten als voor de ondernemer, het docententeam en de specialisten in boekhouding en marketing is alles aanwezig. Iedereen maakt een persoonlijk profiel aan waar bepaalde functies aan hangen. Klanten krijgen andere functies als personeel en de ondernemer. Klanten regelen alles zelf: inschrijven, drop-in lessen reserveren, afmelden en betalen. Docenten hebben middels hun eigen account toegang tot werkafspraken en details omtrent salaris. Jij als ondernemer hebt toegang tot alles; er zijn rapporten op te vragen over marketing en sales, maar ook over personeel en klanten.
MindBodyOnline is een hele grote internationale speler op het gebied van ledenadministratie voor fitness- en wellness- studios. Dat betekent dat niet alle functionaliteiten in het Nederlands beschikbaar zijn, maar de belangrijkste onderdelen - waar de leerling mee in aanraking komt - zijn dat gelukkig wel! Verder gaan betalingen het makkelijkste met creditcard, maar ze accepteren ook SEPA, en pin- en contant betalingen kun je handmatig invoeren.
5 | Fitmanager
Over de klantenservice van Fitmanager, die onlangs is samengegaan met Eversports Manager, zijn de meningen verdeeld. Toch is het een fijne app. Jouw ledenadministratie, planning, agenda, betalingen en communicatie zit allemaal geïntegreerd in deze app. Fitmanager kan volledig ‘blenden’ met jouw huidige website; alle leerlingen krijgen een persoonlijk profiel waarmee zij als het ware van alles online kunnen regelen. Losse lessen, projecten, vaste lessen, familiekaarten of strippenkaarten: Fitmanager draait zijn hand er niet voor om. Ook de facturatie en automatische incasso’s regel je ermee, alles online. Snel contact leggen met je groepen is mogelijk, net als een nieuwsbrief versturen of mooie landingspagina’s met inschrijfformulieren voor jouw speciale projecten. Als je er een webshop bij installeert kun je dansgerelateerde artikelen verkopen en ook zo de kaarten voor de voorstelling online verkopen.
Update 12 juni 2020: Fitmanager is inmiddels overgenomen/vervangen door Eversports Manager. We zijn nog niet bekend met de implicaties hiervan.
Wat levert het op?
Dit soort systemen kosten in de opstartperiode tijd en geld. Maar dat is ook precies wat het jou als ondernemer straks op gaat leveren! Het bespaart je een hoop administratietijd. Tijd die je aan andere dingen kunt besteden, zoals lesgeven, zelf dansles nemen, dat leuke dansproject eindelijk starten, rust nemen of aan je bedrijf werken in plaats van erin.
De nieuwe activiteiten die je dan kunt opzetten, brengen een nieuwe geldstroom in de dansstudio waardoor je weer een volgende stap kunt zetten in de groei, zoals een schoonmaker inhuren, investeren in een koffieautomaat voor de wachtruimte waar je wat winst op maakt of natuurlijk lekker gaan sparen voor een buffer, pensioen, bijscholing of vakantiegeld.
Hoeveel tijd en geld het je precies oplevert, is niet te zeggen. Dat hangt af van een heleboel factoren, zoals het aantal leerlingen die bij je lessen en van het aantal producten en diensten dat je verkoopt. Al belooft Fitmanager dat jij dankzij hun app straks maar liefst twee uur per dag kunt besparen en dat je 20% meer omzet gaat maken. Maar dat het je tijd en geld zal opleveren, dat is zeker!
Nog een laatste tip…
Ook hier geldt: veranderingen die je wilt doorvoeren kun je beter stap voor stap doen dan gehaast. Ga eens koffie drinken met de mensen die zich bezighouden met jouw administratie; de boekhouder, degenen die de presentielijsten bijhouden, offertes en facturen maken en lesgeld innen. Tegen welke problemen lopen jullie in de praktijk aan en hoe zou je dat geautomatiseerd willen zien? Vraag dan een digitale rondleiding aan bij twee of drie systemen die jouw voorkeur hebben of laat een vertegenwoordiger langskomen die het live met je doorspreekt. Op basis van deze gesprekken maak je uiteindelijk zelf een keuze.
We wensen je veel succes in het verkennen van de opties. Leuk als je ons hieronder nog even laat weten welk systeem je gebruikt/kiest en of dit goed bevalt!
ONDERNEMERSCHAP & MARKETING
Je bent dansdocent én je runt een dansschool. Je geniet enorm van de uren die je les staat te geven, maar de leerlingenadministratie, het managen van personeel, de boekhouding, de schoonmaak, de mail en telefoon beantwoorden en alle andere bijkomende taken doe je er ook bij. Het is mogelijk om het jezelf makkelijker te maken en meer te genieten van alle aspecten van het runnen van de dansschool. Onze redacteur Ondernemerschap & Marketing helpt dansschoolhouders om hun bedrijf te laten groeien en financieel gezond te laten zijn. Aan de hand van toegankelijke can-do tutorials leer je over alle praktische zaken waarmee dansschoolhouders te maken krijgen - en hoe jij daarin onderscheidend kan zijn!
Lenneke Gentle
Lenneke Gentle is redacteur Ondernemerschap & Marketing. Ze is eigenaresse van het succesvolle Studio Swing, ontwikkelaar van Taaldans en Rekendans, en initiatiefnemer van het Danspiratie platform. Met 20 jaar werkervaring als dansdocent is ze een inspirerende ondernemer in de danssector. Voor Dansdocent.nu schrijft ze artikelen met praktische tips en tricks voor dansschoolhouders zodat zij hun werkdruk kunnen verminderen en het rendement van de school kunnen laten groeien.